A seguito dell’emergenza “coronavirus”, si è diffusa la necessità dello “smart working” con la possibilità del personale amministrativo e dei magistrati di poter lavorare da casa.
In tale contesto, nel settore penale, si pone il problema della validità dei provvedimenti che il magistrato redige e sottoscrive con la firma digitale utilizzando la nuova tessera ministeriale e, attraverso quale strumento giuridico, gli stessi possano entrare nel fascicolo cartaceo con la stessa valenza probatoria del documento “originale” digitalmente sottoscritto.
Tale problema nasce perché, nel settore penale, a differenza di quello civile in cui vi è il PCT, il gestore documentale individuato dal Ministero nel T.I.A.P. -al di là della sua piena diffusione, avvio e utilizzo da parte di tutti gli uffici giudiziari- risulta carente del passaggio normativo che porti all’abbandono del doppio binario e individui il T.I.A.P. quale unico sistema di gestione degli atti del processo penale.
Tale carenza pone un problema di conservazione e deposito, del documento “originale” sottoscritto digitalmente, nel fascicolo cartaceo che tutti gli uffici giudiziari devono ancora gestire.
Nelle circolari, che si sono susseguite in questi giorni, è stata data l’indicazione della possibilità di sottoscrivere un provvedimento cartaceo (cd. analogico), trasformarlo in PDF, trasmetterlo con la propria mail istituzionale alla Cancelleria, per poi successivamente depositare il documento “originale” per inserirlo nel fascicolo di pertinenza.
L’utilizzo della mail istituzionale offre la certezza che il documento trasmesso provenga dal titolare dell’utenza ma non che -chi lo trasmette- ne sia l’autore e, per tale ragione, occorre depositare successivamente il documento “originale” creato in analogico.
Il problema nasce, come detto, nel caso in cui l’originale del provvedimento è quello digitale che è stato sottoscritto con firma elettronica perché, in questo caso, la stampa di esso che verrà fatta è sempre una copia dell’originale, originale che -per il momento– non posso depositare non avendo a mia disposizione il fascicolo digitale (ossia il TIAP in sostituzione del fascicolo cartaceo) per le ragioni prima esposte.
Allora, in questo caso, ci vengono in aiuto gli artt. 20 e 23 del codice dell’amministrazione digitale (C.A.D.).
Validità dei provvedimenti firmati digitalmente
L’art. 20, comma 1 bis, statuisce : “Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall'AgID ai sensi dell'articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all'autore. In tutti gli altri casi, l'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità.
La data e l'ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida.”
In poche parole, un documento PDF (formato che non è modificabile) sottoscritto con firma digitale, che può essere apposta utilizzando la nuova tessera ministeriale, fa piena prova fino a querela di falso.
Utilizzabilità e conservazione nel fascicolo processuale cartaceo
Poi abbiamo l’art. 23, comma 1, che afferma: “Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato”.
In altre parole, perché il nostro provvedimento digitalmente sottoscritto possa entrare nel fascicolo cartaceo, con lo stesso valore probatorio del documento “originale”, è necessario che il cancelliere attesti – ex art. 23, comma 1, del CAD – che quel provvedimento “è copia conforme in tutte le sue componenti” al documento informatico.
Occorre aggiungere che, ai fini della verifica da parte del cancelliere che il documento firmato digitalmente “è copia conforme in tutte le sue componenti”, la procedura da effettuare è molto semplice, basta scaricarsi un programma di gestione della firma digitale (io consiglio quello gratuito delle Poste italiane che si trova al link http://postecert.it/firma/download.shtml) e, una volta istallato sul PC e avviato, occorre utilizzare la funzione “verifica documento”, rappresentata dal pulsante di spunta ove, cliccando sullo stesso, consente l’allegazione del documento da esaminare avviando così il processo di verifica il cui esito confermerà o meno la validità della sottoscrizione digitale generando il seguente “rapporto di verifica” che, se si vuole, può essere stampato e allegato alla stampa del documento verificato.
Per estrapolare il rapporto di verifica dal programma e stamparlo, occorre selezionare l’ultimo pulsante in basso a destra della schermata.
In questo caso, non vi sarà la necessità di depositare successivamente alcun documento “originale” da parte del magistrato, in quanto già trasmesso con la propria mail istituzionale, il Cancelliere lo potrà stampare (apponendo su di esso il pervenuto e l’attestazione ex art. 23, comma 1, del CAD) e inserirlo nel fascicolo cartaceo di pertinenza.
Buon lavoro
